MARCO TEÓRICO

Capitulo I El antes de la exposición

Antes de la exposición es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos:
1) Concientización.
2) Desarrollo e investigación.
3) Preparación del Material.
4) Preparación de las instalaciones físicas.
5) Preparación del material para usuarios.
6) Preparación de las instalaciones físicas.
7) Preparación psicológica.
8) Audiencia.
9) Presentación Personal.
10) Puntualidad.
11) Programación de la duración de la exposición.

1) Concientización

Antes de todo se debe ser consciente de la capacidad profesional de abordar el tema, si se tienen la experiencia y los conocimientos necesarios para dar la exposición.

2) Desarrollo e Investigación.

Es necesario siempre revisar nuevas fuentes de información para actualizarse y además buscar ejemplos sencillos y entendibles sobre los temas de la exposición. Un mal ejemplo crea confusión y te entorpece la exposición.

3) Preparación del Material

Como primer paso hay que hacer un listado de los temas y los subtemas de la exposición para poder ubicarse en un plano general de la misma para la preparación del material de apoyo para la exposición y el equipo necesario. Es decir si se va a usar transparencias se necesita un retroproyector, si usas diapositivas se necesita un proyector de diapositivas, si va a usar presentaciones a través de computadora se debe buscar un monitor grande o pantalla con Video Bin o un proyector, lo mismo cualquier material audiovisual, como videos, fotos, sonidos, etc.

4) Preparación de las pantallas o transparencias

Vamos a dedicarnos a hablar de la más complicada de ambas que es la preparación de las pantallas en algún presentador tal como el Harvar Graphics, Power Point, o cualquiera de los paquetes comerciales o en algo más sofisticado como productos de MultiMedia tales como los de MacroMedia, ToolkBox u otros, los principios son los mismos aunque la automatización y los efectos los hace distintos.
Es sabido que las personas en una exposición totalmente verbal sin apoyo audiovisual mantienen una retención de un 60% inferior a una con apoyo audiovisual. Por eso al usar un presentador logramos una guía visual agradable que nos ayuda a:
La reducción del tiempo de exposición.
Soporte para el entendimiento.
La atención de la audiencia.
Por eso debemos tener mucho cuidado al realizar la presentación, a continuación algunos consejos:
La primera pantalla debe de contar con un título grande y claro, fecha de la presentación y el nombre de los expositores.
Las pantallas dentro del cuerpo de la exposición deben de contar con un título en letras más grandes que los identifique y que este relacionado con el texto de la misma.
Es conveniente de que halla un pie de página con la fecha y el número de la pantalla.
Es conveniente preparar entre las primeras pantallas una con todos los temas a tocar, la cual cada vez que se termina un tema reaparece con ese tema marcado y los anteriores que ya han sido expuestos, esto le da a la audiencia una ubicación de tiempo y en el desarrollo de la exposición.
Los colores de fondo no deben de ser colores brillantes e incómodos a la vista, deben de ser descansados y que a la hora de leer el texto no cause ningún trastorno. Los colores azulados o verdes denotan frescura y vitalidad.
Las letras deben de ser de un tamaño aceptable, con un contorno bien definido, preferiblemente sencillas para que no cueste identificarlas y de un color que al conjugarse con el fondo no se obtenga un contraste incómodo a la vista.
Debe de tenerse en cuenta que no deben de ponerse conjunciones muy fuertes en los colores o en la cantidad de ellos.
Use algunos signos o colores para enfatizar alguna idea u objeto que le ayude a alcanzar sus objetivos.
Las pantallas no deben de tener mucho texto, solo los puntos de exposición y deben de ser entre 5 y 7 líneas.
Las plantillas son una guía, por lo que no deben ser leídas.
Recuerde ordenar las pantallas en una adecuada secuencia para la exposición. Que garantice una transición fluida entre los temas de la exposición.
Deben de haber algunas pantallas de conclusiones.
No es conveniente incluir efectos muy sofisticados para las pantallas, pues lo sencillo lleva más claramente la idea a los demás, claro está, hay que tener en cuenta cuales son los objetivos de la exposición si hacer alarde de gran programador o transmitir una idea clara.

5) Preparación del material para los usuarios

Del material que se preparó en pantallas o transparencias para la exposición es conveniente entregar una copia antes de comenzar la exposición para que las personas que deseen tomar notas lo hagan, junto al tema en cuestión, pues estas copias deben de tener al menos la mitad de la página con espacio para que los asistentes escriban sus notas, es necesario aportar lápices o lapiceros junto con este material.

6) Preparación de las instalaciones físicas

Las instalaciones físicas juegan un papel muy importante para conseguir una exposición exitosa, y es así como debe de tenerse en cuenta eliminar a todos los elementos de distracción posibles.
Planta física: es conveniente que el aposento donde se va a hacer la exposición cuente con un escenario o lugar de exposición que sea fácilmente observable desde cualquier lugar de la audiencia. La audiencia debe de estar ubicada con asientos y de ser posible con mesas.
Temperatura: debe de ser adecuada, ni caliente que sea sofocante o se duerma la audiencia. Tampoco debe de llegarse al extremo de que la gente esté pasando mucho frío que genera a su vez mucha distracción.
Iluminación: debe de ser la adecuada tanto en el área de exposición como en la audiencia, pues es importante que el expositor pueda tener contacto visual con la audiencia y ésta tenga iluminación suficiente para poder escribir.
Es muy conveniente que en el área de exposición exista una pequeña mesita con un pichel de agua y varios vasos. Por parte de la audiencia si se les ofrece una bebida, que no sea alcohólica, esto antes del inicio de la exposición. Tampoco se cree conveniente darles bocadillos crujientes.
Equipo: lo que es el equipo de sonido es muy importante en audiencias grandes, al igual el equipo de cómputo, pantallas, proyectores y otros audiovisuales requeridos.
Es necesario que el equipo sea instalado, probado y tenerlo listo antes de que la audiencia ingrese al aposento de exposición.
Una vez que la exposición de inicio no es conveniente que nadie pase por el lugar instalando, cargando repartiendo o cualquier otra actividad que distraiga al auditorio. Al igual que evitar cualquier otro elemento de distracción como los niños, mascotas, relojes cucú o los que tocan música, teléfonos, timbres, celulares, radio localizadores, música ambiental, y otros ruidos.
Es conveniente tener un plan de contingencias.
Es muy importante la idea de tener un reloj de espalda a la audiencia y de frente al expositor para tomar el tiempo real de charla y que le ayude a dirigirlo.

7) Preparación Psicológica

Es necesario que el expositor esté consciente de su capacidad profesional para abordar el tema de su exposición y de poder responder a las preguntas que le puedan hacer, para ello debe asegurarse de que sus conocimientos sean suficientes o de contar con alguno de sus compañeros que lo asista cuando así lo crea necesario. Para eso el equipo de exposición debe de ponerse de acuerdo para que cuando exista alguna situación, ya sea por preguntas o cualquier motivo, en ese caso el expositor hace alguna seña específica para solicitar ayuda, de lo contrario no es correcto que nadie intervenga pues le quita postura y le resta credibilidad frente a la audiencia.
Tomarse unos minutos para lograr una adecuada concentración.

8) Audiencia

Es muy necesario saber el nivel socioeconómico y profesional, su posición laboral y a que se dedica la audiencia. También si es posible tener acceso a todos los nombres para familiarizarse con ellos y sería muy conveniente relacionar las ubicaciones con los nombres de cada persona dentro del auditorio; esto con el fin de que en algún momento el expositor se pueda dirigir más personalizado hacia el público.
Un factor muy importante es saber que espera la audiencia de nuestra exposición para unirlos con nuestros objetivos

9) Presentación Personal

Es muy importante la presentación personal del expositor o del equipo de exposición, hay que intentar ubicarse en su presentación personal a la misma altura de la audiencia y tomar en cuenta el lugar donde se va a exponer.

Hablemos de la presentación personal más normal en el ámbito ejecutivo:
El hombre:
Por lo general en el nivel de negocios se usa traje entero de color obscuro, con camisa de colores claros preferiblemente blanca, corbata que tenga un poco de rojo o de amarillo y los zapatos bien limpios y lustrados.
Por lo general los mejores expositores y ejecutivos no usan barba, pues es un factor que en el subconsciente crea una idea de que algo puede esconder.

En el ámbito ejecutivo y serio es más favorable usar el cabello corto y bien peinado.
La mujer:
En este caso se debe de tomar en cuenta que si muestra mucho sus atribuciones físicas puede desviar considerablemente la atención de la audiencia de los objetivos que se tenga para la exposición. Por eso, recomendamos vestir moderadamente principalmente con falda, ya sea un vestido o un juego de falda y saco, por otro lado si usa pantalones se hace necesario el uso de un saco que baje más allá de la cintura.
Su maquillaje debe de ser igualmente moderado, principalmente con colores suaves.
Vamos a poner unos ejemplos para sitios y/o situaciones de exposición:
Si la exposición es a compañeros de trabajo usted debe de vestir como corrientemente lo hace, si no acostumbra usar traje y ese día lo hace desde el inicio se va a crear un ambiente de rechazo.
Si la exposición es a gerentes de empresa su vestidura debe de ser gerencial, si llega en pantalón de mezclilla y tenis y la audiencia está en traje desde el inicio se va a crear un ambiente de rechazo.
Si la exposición es a gerentes de empresa su vestidura debe de ser gerencial, pero si va a ser en un hotel de Hojancha de Guanacaste, debe de investigarse como se asiste a esas actividades con la gente de esa zona.
Si en el ejemplo anterior se llega con traje entero y la audiencia no va ni con corbata, al inicio de la exposición se pide permiso, se quita la corbata y se recoge las mangas, este relajará a la audiencia y creará una cercanía mayor. Esto se aplica para cualquier nivel de audiencia si uno llega con una presentación personal muy superior, más aún si son peones, cuando quieres trasmitir una idea primero debes de acercarte a la audiencia en tu presentación, con tu trato y por sus nombres.

10) Puntualidad

Es un requisito ejecutivo, si una gran parte de la audiencia a llegado temprano, por respeto a ellos la exposición debe de comenzar pronto, no esperando a los que, irresponsablemente, llegan tarde, sólo en el caso de que se espere una persona muy importante.

11) Programación de la duración de la exposición.

Es sabido que una idea corta no debe de durar más de 15 minutos de exposición, en el caso de una idea mayor el tiempo más recomendable es de 45 minutos, después de esto hay mucha probabilidad de perdida de atención, sólo en el caso de una audiencia madura o ya previamente avisada los tiempos pueden ser mayores, pero hay que tomar en cuenta que es conveniente dar descansos cada 2 horas con algún refresco, te o café para reanimar un poco.